Énoncé de confidentialité du Régime de retraite Medicus

Les renseignements personnels que nous recueillons varient en fonction de la relation que vous entretenez avec nous (c’est-à-dire participant potentiel, participant, conjoint ou bénéficiaire) :

• nom et coordonnées, y compris votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• des renseignements sur votre identité émis par le gouvernement, comme votre numéro d’assurance sociale;
• des renseignements biographiques, comme votre date de naissance, votre sexe et votre état matrimonial;
• des renseignements sur votre emploi et vos revenus, y compris le nom de votre employeur, vos dates d’emploi et vos gains ouvrant droit à pension;
• des renseignements financiers, comme vos renseignements bancaires;
• des renseignements sur les bénéficiaires, y compris le nom et la date de naissance du conjoint, des enfants et/ou du bénéficiaire d’un participant;
• des renseignements relatifs à l’échec du mariage, comme les ententes de séparation ou de divorce, ou les ordonnances ou jugements d’une cour, d’un tribunal ou d’un organisme similaire concernant les droits à la rente en cas d’échec du mariage;
• d’autres renseignements relatifs à l’administration du régime de retraite, comme la procuration, et les renseignements relatifs au décès.

Nous pouvons recueillir d’autres renseignements avec votre consentement ou si la loi l’autorise ou l’exige.

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf autorisation ou exigence contraire de la loi. Par exemple, nous pouvons être tenus de collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement, ou autorisés à le faire, en vertu d’une loi ou d’un règlement, pour nous conformer aux lois et règlements, à une enquête d’un organisme gouvernemental ou à une ordonnance d’un tribunal, ou pour recouvrer des fonds dus au Régime.

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels peut être accordé de différentes façons.

Lorsque vous adhérez au Régime de retraite Medicus, il vous est demandé de signer l’Énoncé de confidentialité et de consentement. En signant ce formulaire, vous consentez expressément à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos renseignements personnels comme indiqué dans l’Énoncé de confidentialité et de consentement. 

En nous fournissant vos renseignements personnels dans d’autres circonstances, comme l’envoi de communications ou de réponses à nos questions, la présentation de renseignements dans le cadre de votre adhésion au Régime ou lors de toute autre interaction avec nous, nous supposerons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et au partage de ces renseignements aux fins décrites dans le présent Énoncé de confidentialité, le cas échéant, ou autrement au moment de la collecte. Si vous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne, par exemple votre bénéficiaire, vous déclarez et garantissez que vous avez préalablement obtenu le consentement de cette personne.

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions contractuelles et légales. Si vous retirez votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de certains renseignements personnels nécessaires, il se peut que vous ne puissiez plus participer au Régime. Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte et à l’utilisation de renseignements personnels à des fins de marketing personnalisé sans que cela affecte notre capacité à vous fournir des produits ou des services. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre Bureau de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin du présent document.

Nous collectons généralement vos renseignements personnels directement auprès de vous, en tant que participant ou futur participant au Régime, mais nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres personnes, comme le promoteur, ses filiales ou sociétés affiliées, ou encore votre employeur. 

La collecte de vos renseignements personnels directement auprès de vous peut se faire par téléphone, par courriel, par la poste, par le biais de notre outil d’adhésion en ligne ou de toute autre manière directe (par exemple l’activation de votre accès au portail des participants, l’utilisation d’autres outils en ligne mis à votre disposition, les communications par courriel, les demandes concernant vos droits à la rente, la mise à jour de vos renseignements personnels sur le portail des participants), et au moyen d’autres documents et canaux de communication.

Votre employeur peut également nous fournir des renseignements sur vos gains annuels ouvrant droit à pension, vos cotisations, ainsi que d’autres événements applicables, comme un congé, une cessation d’emploi ou un départ à la retraite. En devenant participant, vous autorisez votre employeur à nous communiquer vos renseignements personnels pour nous permettre de gérer votre droit à la rente. 

Lorsque vous utilisez notre outil d’adhésion en ligne, le portail des participants ou d’autres outils en ligne mis à votre disposition, certains types de renseignements peuvent être collectés automatiquement par le biais de témoins de connexion et de technologies de suivi semblables. Pour obtenir plus de renseignements sur ces outils, consultez la politique de confidentialité affichée sur le site ou le portail qui héberge ces outils.

Le site Web du Régime de retraite Medicus est hébergé par le promoteur. Les renseignements personnels collectés sur ce site Web sont régis par les politiques de confidentialité du promoteur, auxquelles vous pouvez accéder ici, et ne sont pas régis par le présent Énoncé de confidentialité. 

Nous utilisons vos renseignements personnels de différentes manières pour vérifier votre identité, déterminer votre admissibilité initiale et continue au Régime, gérer et administrer le Régime, communiquer avec vous au sujet du Régime et des avantages connexes et respecter les obligations juridiques, fiscales et réglementaires du Régime. Le conseil d’administration peut également utiliser vos renseignements personnels pour le marketing personnalisé, les analyses et les études de marché et la création de données agrégées ou anonymes; pour la gestion et l’évaluation de risques; pour la prévention et la détection d’activités criminelles et pour le repérage et la correction d’erreurs. 

Voici quelques exemples de l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels :

• déterminer votre admissibilité à l’adhésion;
• calculer les cotisations de votre employeur au Régime;
• vérifier votre identité lorsque nous communiquons avec vous;
• vérifier le statut de votre adhésion;
• produire et émettre les relevés du régime de retraite, des avis et des documents de retraite ou de cessation;
• calculer votre rente et la verser directement sur votre compte bancaire lorsque vous commencez à la toucher;
• vérifier votre droit à la rente;
• répondre à vos demandes, vous fournir des renseignements sur votre droit à la rente ou communiquer avec vous d’une autre manière;
• vous transmettre des messages administratifs, des mises à jour, des avis juridiques, des avis techniques ou des alertes de sécurité;
• remplir les exigences de déclaration et se conformer à la Loi sur les régimes de retraite (Ontario), à la Loi sur l’impôt sur le revenu (Canada) et à toute autre loi sur les régimes de retraite ou autre loi applicable dans votre province ou territoire, dans la mesure où elles s’appliquent;
• répondre à des exigences légales, réglementaires, d’assurance, de sécurité ou de traitement;
• conserver les documents commerciaux et autres, pendant des périodes raisonnables;
• gérer et évaluer les risques et prévenir ou détecter les activités criminelles;
• déceler et corriger les erreurs;
• effectuer des analyses globales des passifs du Régime;
• évaluer, améliorer et gérer le Régime, nos opérations et les services que nous vous proposons;
• créer un marketing sur mesure et réaliser des analyses de données et des études de marché pour mieux comprendre vos besoins;
• mesurer l’efficacité de nos communications avec les participants;
• créer des données agrégées ou anonymes;
• autrement, avec votre consentement, ou selon les autorisations ou les exigences de la loi.

Comme décrit plus en détail ci-dessous, vos renseignements personnels peuvent être communiqués : (i) à des fournisseurs de services qui nous aident à administrer le Régime et à gérer nos opérations; (ii) à des tiers (y compris le promoteur et ses filiales et sociétés affiliées) lorsque c’est nécessaire pour assurer la bonne administration du Régime, respecter nos obligations en matière de conformité, de réglementation et de gestion des risques ou dans le cas d’une transaction commerciale; (iii) entre le conseil d’administration et le promoteur si c’est nécessaire pour qu’ils s’acquittent de leurs devoirs et responsabilités relativement à l’administration du Régime; et (iv) dans d’autres circonstances avec votre consentement ou lorsque la loi l’exige ou l’autorise. Nous ne vendons pas et n’échangeons pas les renseignements personnels que nous recueillons.

Les types de fournisseurs de services auxquels nous pouvons communiquer vos renseignements personnels sont les suivants :

• un administrateur tiers pour nous aider à administrer le Régime;
• des conseillers actuariels pour procéder à l’évaluation actuarielle du Régime;
• un dépositaire chargé de détenir les actifs du Régime et de tenir des registres appropriés à leur sujet;
• des conseillers juridiques lorsqu’un avis juridique est nécessaire;
• des auditeurs pour procéder à la vérification du Régime;
• des fournisseurs de services de traitement des paiements afin de nous aider à traiter les paiements de rente;
• des fournisseurs de services de marketing, d’études de marché et d’analyse;
• les hébergeurs de données et les fournisseurs de services informatiques.

Les fournisseurs de services tiers ne peuvent pas utiliser ou divulguer vos renseignements pour des raisons autres que l’exécution de services en notre nom ou pour se conformer à des exigences légales. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués aux fournisseurs de services du Régime, ceux-ci sont tenus de protéger les renseignements conformément au présent Énoncé de confidentialité.

Voici quelques exemples de tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels :

• votre employeur, si c’est nécessaire pour administrer le Régime;
• les organismes de réglementation des régimes de retraite compétents et l’Agence du revenu du Canada, si nécessaire, à des fins de déclaration d’impôts et de revenus, ainsi qu’à d’autres fins d’établissement de rapports réglementaires et de conformité;
• d’autres organismes gouvernementaux, de réglementation et d’application de la loi, afin de respecter nos obligations en matière de conformité, de réglementation et de gestion des risques ou de nous conformer à la loi;
• le promoteur, dans la mesure où c’est nécessaire à l’exercice de ses responsabilités, et les filiales ou sociétés affiliées du promoteur aux fins du calcul de la rémunération des conseillers ou pour faciliter le processus d’adhésion, le cas échéant;
• votre représentant légal, y compris un tuteur légal, un mandataire spécial désigné, un procureur ou toute autre personne autorisée par la loi, lorsque cette divulgation est nécessaire à l’administration du Régime;
• des tiers dans le cas d’une éventuelle fusion ou acquisition, d’un transfert d’actifs, d’une réorganisation ou d’une faillite, auquel cas les parties sont tenues de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements et sont limitées dans leur utilisation des informations à cette fin;
• d’autres tiers selon vos instructions, par exemple une institution financière à laquelle vous nous demandez de transférer le montant de votre rente au moment de votre départ à la retraite, ou l’administrateur d’un nouveau régime de retraite si vous décidez de quitter le Régime.

Vos renseignements personnels sont conservés sur des serveurs sécurisés et peuvent être consultés par des employés autorisés, des représentants, des mandataires et des fournisseurs de services autorisés aux fins décrites dans le présent Énoncé de confidentialité. Certains de nos fournisseurs de services et mandataires sont établis à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Nos fournisseurs de services ou mandataires peuvent également être situés en dehors de votre province de résidence. Lorsque vos renseignements personnels sont utilisés ou conservés dans un territoire autre que celui où vous résidez, ils sont soumis aux lois locales en vigueur et il peut arriver que les autorités locales ou les agences de sécurité nationale soient autorisées à accéder aux renseignements personnels collectés et détenus par le Régime ou nos fournisseurs de services.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus, ou pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires, y compris pour nous conformer aux directives et aux politiques émises par les organismes de réglementation des régimes de retraite. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont soit détruits en toute sécurité, soit anonymisés (de sorte que les renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier). 

Nous nous engageons à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Nous avons mis en place des mesures de sécurité organisationnelles, physiques et technologiques appropriées, conçues pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre le vol et la perte, ainsi que l’accès, l’utilisation et la divulgation non autorisés. Toutefois, aucune mesure de sécurité ne peut garantir une sécurité absolue et il subsiste un risque que vos renseignements personnels soient consultés, utilisés ou divulgués sans autorisation.

Nous déploierons des efforts raisonnables pour que vos renseignements soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles nous avons l’intention de les utiliser. Nous comptons également sur votre collaboration pour nous fournir des renseignements exacts et complets. Si l’un de vos renseignements personnels change ou devient inexact ou obsolète, veuillez mettre à jour vos renseignements sur le portail des participants ou nous en informer à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessous, afin que nous puissions mettre à jour nos dossiers.

Vous avez le droit de demander l’accès et la correction des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des exceptions limitées prévues par les lois applicables. La plupart de vos renseignements personnels sont disponibles sur les relevés annuels, via le portail des participants. Vous pouvez également apporter des corrections dans le portail des participants ou en nous contactant aux coordonnées indiquées à la fin du présent document. Toutefois, vous pouvez aussi demander l’accès à vos renseignements personnels ou la rectification de renseignements inexacts ou incomplets en envoyant une demande écrite au Bureau de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous. Afin de traiter votre demande, nous pourrions vous demander de fournir des renseignements permettant de vérifier votre identité et de confirmer la portée de votre demande. Si vous avez besoin de documents accessibles, vous pouvez demander que vos renseignements personnels soient mis à votre disposition dans un format adapté.

Vous avez la possibilité de gérer votre vie privée en ce qui concerne vos préférences de communication.

La loi exige que certaines de nos communications sur le Régime soient fournies à tous les participants. Par exemple, nous pouvons être légalement tenus d’envoyer à tous les participants des avis de modification du Régime, le relevé annuel de la rente, les relevés de retraite et les déclarations de cessation, entre autres. Vous pouvez choisir de recevoir ces renseignements en format papier par la poste en nous appelant ou en nous écrivant (au lieu de les recevoir par voie électronique), mais vous ne pouvez pas choisir de ne pas recevoir ces communications en raison de nos obligations légales de les fournir.

En ce qui concerne les communications non obligatoires qui vous fournissent des renseignements sur le Régime, par exemple notre rapport annuel, vous pouvez modifier vos préférences de communication dans le portail des participants.

Nous pouvons modifier le présent Énoncé de confidentialité de temps à autre afin de tenir compte des changements apportés à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Le cas échéant, nous publierons la version révisée de l’Énoncé de confidentialité. Nous pouvons également vous aviser de toute modification apportée au présent Énoncé de confidentialité de l’un ou l’autre des moyens suivants :

• un avis joint à votre relevé de retraite annuel;
• un avis sur le portail des participants;
• toute autre méthode raisonnable. 

Vous pouvez consulter notre Énoncé de confidentialité actuel à tout moment en demandant une copie à notre Bureau de la protection des renseignements personnels.

Le présent Énoncé de confidentialité entre en vigueur à la date de prise d’effet indiquée au début du présent document.